Cinekid zoekt Office Manager

Cinekid zoekt een Office Manager/Zakelijk Assistent

 
De Functie
Cinekid zoekt een office manager/ zakelijk assistent voor de dagelijkse bureaucoördinatie en wekelijkse ondersteuning bij de financiële en personele zaken. Iemand die dienstverlenend, secuur en pro-actief is ingesteld. Cinekid is een platte organisatie met een hands-on aanpak.
 
Taakomschrijving
Als Office manager ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Je ontvangt gasten en beantwoordt de telefoon. Naast de algemene office taken bestaan je werkzaamheden uit een gedegen ondersteuning van de zakelijk leider op het gebied van financiële en personele taken.   
 
De taken bestaan onder meer uit:
Het dagelijks beheer van het secretariaat, de postbehandeling ,digitale archivering  telefooncentrale en maken van computerbackup;  
Beheer en up to date houden van het algemene adressenbestand in de  database ten behoeve van opening en sluitings-uitnodigen;
Samenstelling en productie uitnodigingen (opening, rondleidingen, prijsuitreikingen, overige bijeenkomsten) onder leiding van Hoofd D&P en Directeur; 
Agenda beheer directeur en zakelijk leider; PA directeur tijdens festival;
Assistentie van zakelijk management, ondersteuning bij financiële, personele en administratieve handelingen;
Facturen maken, inkoopfacturen inschrijven, verspreiden en coderen en/of controle op coderen en  verkoopfacturen maken;
Assistentie subsidieaanvragen;
Bijhouden van personeelsdossiers, vakantiedagen en doorgeven van ziekmeldingen aan uitkerende instantie; planningen van functionerings- en introductiegesprekken;
Contact leggen met onderwijsinstituten voor het werven van stagiaires; 
Wegwijs maken van nieuwe medewerkers en stagiaires; 
Contactpersoon naar extern bedrijf systeembeheer;
Dagelijks beheer van de algemene zaken , verantwoordelijk voor schoonmaak, vuilafvoer, voorraad kantoor en keuken; 
Beheer van alle kantoorapparatuur en kantoorbenodigdheden;  
Verslaglegging stafvergadering en voorbereiding van de stafagenda;
Voorbereiding bestuursvergaderingen; 
Organiseren van feestjes, bosdagen en overige personele/feestelijke activiteiten; 
In nader overleg assistentie verlenen aan de festivalorganisatie;
Beheer festivalkantoor i.s.m. de festivalproducent;
 
Algemeen
In brede zin bijdrage leveren aan de ontwikkeling van Cinekid ter realisatie van de doelstellingen.
Een open houding m.b.t. nieuwe taken of verantwoordelijkheden die hieruit kunnen voortvloeien.
 
Jouw profiel
Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
Je hebt aantoonbare ervaring met secretariaatswerkzaamheden;
Je hebt aantoonbare ervaring en kennis in het voeren van administraties (financieel, personeel, archief);
Je hebt gedegen kennis van Microsoft Office en kantoor ICT;
Ervaring in werken met een boekhoudingprogramma is een pré;
Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal;
Je hebt een dienstverlenende instelling;
Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden;
Je werkt goed zelfstandig en bent hulpvaardig;
Je werkt secuur, accuraat en punctueel;
Je bent flexibel en collegiaal;
 
Wat bieden wij jou?
Wij bieden een informele werksfeer in  Amsterdam, hoogwaardige medewerkers met passie, motivatie en een uitdagende werkplek.
Formatie: 0.8 fte op basis van een veertig urige werkweek (fulltime rond het festival in de herfstvakantie).
Functie per: zo snel mogelijk. 
Salariëring: afhankelijk van leeftijd en ervaring van € 1.823 tot maximaal € 2.437 bruto per maand bij voltijds, exclusief 8% vakantiegeld en pensioenbijdrage werkgever (ABP).
Woonwerkverkeer wordt vergoed binnen een beperkte afstand.
 
Reacties met curriculum vitae graag vóór 29 maart 2016 richten aan:
Cinekid, Asterweg 20 G2, 1031HN Amsterdam
T.a.v. Valentina Schreuder
of per e-mail vacature@cinekid.nl. Voor meer informatie: 020 5317890
 
Over Cinekid
Cinekid zet zich in om de productie van kwalitatieve media voor kinderen te stimuleren; om hen actief deel te laten nemen aan media en ze een bijdrage te laten leveren in de creatie hiervan. Met als doel de media-ontwikkeling van kinderen te begeleiden, hen met een kritische blik media te laten ervaren en hun wereldbeeld te verbreden.
Dit bereiken we door het jaarlijkse Cinekid Festival, het Film-, TV- en Nieuwe Mediafestival voor de jeugd van 2 - 14 jaar, doorlopende Cinekid Projecten en Cinekid for Professionals, het internationale onderdeel van het festival dat gericht is op mediaprofessionals werkzaam in de jeugdmedia.